När Ulrika Magnusson började sin tjänst som HR- och hållbarhetschef på Returpack, våren 2018, blev hon samtidigt ansvarig beställare för den ombyggnation av företagets lokaler som var planerad sedan tidigare. Med en ökad tillväxt och fortsatt behov av nya medarbetare var det nödvändigt att uppdatera de befintliga lokalerna. I slutet av 2020 påbörjades produktionsfasen och i december 2021 kommer medarbetarna att kunna installera sig på en hållbar och framtidsinriktad arbetsplats.

– Den fysiska miljön är en viktig del för den totala arbetsmiljön. Vi har fokuserat mycket på den sociala hållbarheten i utformningen av våra nya lokaler, som ska vara både innovativa och effektiva. Miljön ska bjuda in och stimulera till möten eftersom vi ofta jobbar i projekt. Det kommer också finnas rum för återhämtning och det ska vara lätt att byta arbetsställning och miljö, berättar Ulrika.

Kontorsmiljön kommer fortsatt att vara öppen men med större fokus på naturliga samlingsplatser. För att den öppna kontorsmiljön ska bli mer trivsam utformas den i så kallat timglasflöde, där de öppna landskapen bryts av med arbetsrum och samtalsrum.

Till rätt pris, i rätt tid, med rätt kvalitet

I november 2019 anlitades Nina Vogel på teknikkonsultföretaget Rejlers som projektledare för ombyggnationen. Ninas uppgift är att ta projektet från start till mål till rätt pris, i rätt tid och med rätt kvalitet. Hon har spenderat stora delar av sin arbetstid hos Returpack det senaste året.

Initialt var ambitionen att kunna uppnå önskemålen enbart genom en ombyggnation av befintliga lokaler. Men Nina insåg ganska snart att det skulle bli svårt att möta de krav som satts upp utan en utbyggnad.

– Entreprenaden är en totalentreprenad och vi har valt att genomföra den som en partnering eller i så kallad utökad samverkan. Samverkansformen är ett öppet, transparent och förtroendebaserat sätt att jobba på. Entreprenörerna kom in ganska tidigt i processen och vi jobbar nära tillsammans och tar tillvara på alla olika kompetenser genom alla skeden. Gällande ekonomin i projektet så arbetar vi med så kallade öppna böcker och där vi har total insyn i alla kostnader. Det ger oss som beställare god kontroll och det blir enklare att påverka och justera saker längs vägen. Dessutom gör det att alla blir delaktiga och kan känna stolthet över projektet tillsammans, säger Ulrika Magnusson.

Hållbarhet har genomsyrat hela projektet

I alla val som görs under hela ombyggnadsprojektet har hållbarhet varit en viktig aspekt. Och det är många val som ska göras i ett så omfattande projekt. Dessutom är det inte alltid självklart vad som är det mest hållbara valet.

– Vissa miljöval är enklare än andra. När det gäller både ombyggnationen av de befintliga ytorna och tillbyggnaden har vi sneglat lite på certifieringssystemet Miljöbyggnad och dess kriterier avseende energi, inomhusmiljö och material. Det handlar exempelvis om att optimera byggnadens energianvändning, säkerställa en god ljudmiljö och att registrera de material som byggs in i byggnaden i en loggbok. Andra val kan vara svårare, som till exempel när det kommer till vad som ska återanvändas och inte. Där är det inte självklart att det alltid är mest hållbart att återanvända allt befintligt, säger Nina. Ambitionen hos Returpack har varit att återanvända allt som går, det ligger ju i företagets natur. Exempel på saker som bibehålls är vissa komponenter i värme och ventilationssystemen, vissa belysningsarmaturer och en hel del andra installationer. Likaså kommer en hel del kontorsmöbler att finnas kvar.

Alla påverkas – alla ska få tycka till

Redan från start har medarbetarna varit delaktiga i utformningen av de nya lokalerna. Man har fått svara på enkäter kring vad som är viktigt och deltagit i fokusgrupper. Det finns också en projektgrupp som träffas en gång i veckan samt en grupp med sakkunniga och en referensgrupp där personer ur alla personalgrupper finns representerade. Dessutom har Ulrika och Nina täta avstämningsmöten.

– Nina fungerar som bryggan mellan oss och entreprenörerna, det är hon som fångar upp våra önskemål och ser till att det blir verklighet. Hon är spindeln i nätet och under sitt dryga år på Returpack har hon blivit en i gänget, säger Ulrika.

Även 2021 blir ett annorlunda år

Trots coronapandemin har ombyggnadsprojektet löpt på enligt tidplan. Däremot har situationen gjort att man har tänkt om lite i planeringen av de nya lokalerna. Returpack har, som så många andra verksamheter, anpassat sig till den rådande situationen och många på kontoret har delvis jobbat hemifrån.

– Pandemin har inte påverkat vårt kommande behov av större lokaler, även om vi kanske fortsatt kommer att jobba en del hemifrån. Under den här perioden har många av oss insett hur viktigt det är med samarbete och vilket utbyte vi har av varandra när vi möts i verkliga livet. Däremot har vi tänkt om lite exempelvis i utformningen av den nya matsalen, för att säkerställa att det inte blir för trångt på vissa ställen. Likaså gör vi det möjligt att tvätta händerna vid våra kaffemaskiner. De nya lokalerna blir också luftigare och då blir det enklare att hålla avstånd, säger Ulrika.

I början av december flyttade halva kontorsstyrkan till tillfälliga kontorslokaler på gångavstånd från Returpack. Planen är att allt ska vara klart för inflyttning i de nya lokalerna i december 2021.