Visselblåsartjänst

Returpack strävar efter ett öppet företagsklimat och hög affärsetik. Våra medarbetare har en nyckelroll för att fånga upp eventuella avvikelser från våra värderingar och affärsetiska riktlinjer, som behöver korrigeras.

Vår visselblåsartjänst erbjuder en möjlighet att konfidentiellt göra organisationen uppmärksam på misstankar om oegentligheter. Visselblåsartjänsten är viktig för att minska risker och för att främja hög affärsetik och därmed upprätthålla kundernas och allmänhetens förtroende för vår verksamhet. Visselblåsarrapporter kan lämnas öppet eller anonymt.

Syftet med dessa riktlinjer är att underlätta rapportering om misstankar om avvikelser från våra affärsetiska riktlinjer, utan risk för repressalier.

När kan visselblåsartjänsten användas?

Visselblåsartjänsten kan användas för att varna om allvarliga risker för oegentligheter som kan påverka människor, vår organisation, samhället eller miljön.

Ärenden som rapporteras kan innehålla information om brottslighet, oegentligheter och överträdelser eller andra handlingar som bryter mot EU:s eller nationell lagstiftning i ett arbetsrelaterat sammanhang, till exempel följande:

• Korruption och finansiella oegentligheter, som till exempel mutor, illojal konkurrens, penningtvätt, bedrägerier och intressekonflikter
• Brott som rör hälsa och säkerhet, som till exempel arbetsmiljö, produktsäkerhet, allvarlig diskriminering och trakasserier som strider mot lagen
• Miljöbrott, som till exempel olaglig hantering av farligt avfall
• Integritetsbrott, som till exempel felaktig användning av personuppgifter

För frågor som rör missnöje på arbetsplatsen, eller liknande ärenden, ombeds medarbetare i första hand kontakta sin chef eller handledare, eftersom dessa frågor inte kan utredas inom visselblåsartjänstens omfattning.

En visselblåsare behöver inte ha bevis för sin misstanke. Inga anklagelser får dock göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk. Missbruk av systemet är ett allvarligt disciplinbrott.

Olika vägar att rapportera om missförhållanden

Alternativ 1: Kontakta chef inom organisationen

Alternativ 2: Kontakta ansvarig för visseblåsartjänsten: HR-chef

Alternativ 3: Kommunicera anonymt eller konfidentiellt genom Returpacks visselblåsartjänst. Det går att lämna ett ärende skriftligt eller muntligt i rapporteringskanalen.
Rapportering kan även göras via telefonsvar: 0771-402148

Alternativ 4: Rapportera via externa rapporteringskanaler till behörig myndighet. Mer information går att läsa på Integritetsmyndighetens hemsida (IMY).

Utredningsprocessen

Administration av visselblåsartjänsten

Returpacks visselblåsartjänst är ett säkert system som tillhandahålls av den till Returpack oberoende parten KPMG AB (”KPMG”). KPMGs Visselblåsartjänst är helt fristående från Returpacks intranät och externa webbplats och kan motta rapporter dygnet runt.

Den rapporterande personen kan välja att rapportera anonymt eller att framträda med sina personuppgifter. Ingen kontoregistrering behövs för att göra en rapport, men en registrering underlättar vidare utredning av ärendet och/eller uppföljning av ärendets status. För att säkerställa den rapporterande personens anonymitet sparar KPMG inte IP-adresser eller annan metadata. Systemet skyddar även rapporten och eventuella uppgifter om den eller de personer vars identitet framgår i rapporten.

Hur går rapportering till?

1. En rapport lämnas in genom att den som vill rapportera fyller i ett formulär i KPMGs Visselblåsartjänst. Rapportering kan även göras via telefonsvar: 0771-402148. Via KPMGs Visselblåsartjänst eller telefonsvar kan den rapporterande personen även begära att få rapportera vid ett fysiskt möte.
2. Om den rapporterande personen önskar föra fortsatt dialog och/eller följa status i ärendet tilldelas den rapporterande personen ett unikt ärendenummer och lösenord för att kunna följa ärendet KPMGs Visselblåsartjänst. Uppgifterna behöver sparas på ett säkert sätt.
3. KPMGs mottagningsenhet tar emot ärendet (och bekräftar mottagandet om den som rapporterat skapat ett konto för vidare kontakt eller lämnat kontaktuppgifter på annat sätt).
4. KPMGs mottagningsenhet gör en initial bedömning av ärendet.
5. Rapporten och den initiala bedömningen vidarebefordras till de inom Returpack förutbestämda kontaktpersonerna för vidare hantering och åtgärdsplanering. KPMG säkerställer att en rapport inte vidarebefordras till någon inom Returpack som berörs av rapporten. Returpacks interna visselblåsarteam består av VD, HR-chef, Administrativ chef samt Styrelseordförande.
6. Returpack beslutar om eventuella åtgärder.
7. Återkoppling lämnas till den som rapporterat, om personen skapat ett konto eller lämnat kontaktuppgifter på annat sätt.

Den rapporterande personen får en bekräftelse från KPMG att rapporten är mottagen inom sju dagar om det inte är så att den rapporterande personen har avsagt sig denna bekräftelse eller om det finns skäl att tro att en bekräftelse skulle avslöja personens identitet.

KPMG återkopplar i skälig utsträckning till den rapporterande personen vilka åtgärder som har vidtagits och varför inom tre månader från det att en rapport har mottagits (eller om någon bekräftelse på mottagandet inte har lämnats, sju dagar från det att rapporten mottogs).

Utredning

Alla meddelanden hanteras seriöst och i enlighet med riktlinjerna för visselblåsartjänsten.

• Ingen från visselblåsarteamet eller annan person som deltar i utredningsprocessen kommer att försöka identifiera visselblåsaren.
• Visselblåsarteamet kan, vid behov, skicka uppföljningsfrågor genom kanalen för anonym kommunikation.
• Ett meddelande utreds inte av någon som är inblandad eller har koppling till oegentligheterna.
• Meddelanden om visselblåsning hanteras konfidentiellt av de behöriga parterna.
• Intern eller extern expertis kan inkluderas i utredningen med visselblåsarens samtycke.

Samtliga visselblåsarrapporter behandlas i enlighet med dessa riktlinjer.

Skydd och sekretess

Visselblåsarskydd

De personer som skyddas genom visselblåsarlagen är personer med ett till verksamheten så kallat arbetsrelaterat sammanhang. Det är fråga om arbetstagare eller andra personer som på ett eller annat sätt är verksamma i eller i anslutning till den verksamhet där missförhållandet förekommer. Det omfattar även deltidsanställda, arbetssökande och personer som avslutat sin anställning. Den rapporterande personen anger tillhörighet till personkretsen i samband med rapportering.

En person som uttrycker en genuin misstanke eller farhåga enligt dessa riktlinjer riskerar inte att förlora sitt jobb eller att drabbas av någon form av sanktioner eller personliga nackdelar till följd av sin anmälan. Det spelar ingen roll om misstanken visar sig vara felaktig, förutsatt att visselblåsaren har handlat i god tro.

Med hänsyn till de utpekades integritet och andra sekretessfrågor kommer en visselblåsare att informeras om hur utredningen fortlöper.

I fall av misstänkt brott kommer visselblåsaren att informeras om att hens identitet kan komma att lämnas ut under domstolsförfarandet.

Vad innebär skyddet?

Skyddet innebär förbud för Returpack att a) hindra eller försöka hindra rapportering och att på grund av rapportering vidta b) repressalier. Skyddet består även i c) ansvarsfrihet och rätt till skadestånd vid överträdelse av förbuden.

• Hindrande åtgärd kan bestå i att verksamhetsutövaren erbjuder en förmån för att någon inte ska samråda med sin arbetstagarorganisation.
• Repressalie är till exempel uppsägning, utebliven befordran, ändrade arbetsuppgifter, ändrad arbetsplats, lönesänkning och ändrade arbetstider.
• Skydd i form av ansvarsfrihet betyder att den som genom att visselblåsa enligt lagen bryter mot en tystnadsplikt, inte kan ställas till ansvar för att ha brutit mot tystnadsplikten.

För skydd i form av ansvarsfrihet krävs att den rapporterande personen hade skälig anledning att anta att rapporteringen av just den information som omfattades av tystnadsplikt var nödvändig för att avslöja missförhållandet.

Ansvarsfrihet ges inte vid uppsåtligt åsidosättande av sådan tystnadsplikt som enligt offentlighets- och sekretesslagen (OSL) inskränker rätten att meddela och offentliggöra uppgifter enligt tryckfrihetsförordningen eller yttrandefrihetsgrundlagen, s.k. kvalificerad tystnadsplikt, eller åsidosättande av tystnadsplikt enligt lagen (1971:1078) om försvarsuppfinningar.

Ansvarsfrihet ges inte heller då en rapporterande person lämnar ut handlingar. Ansvarsfrihet gäller däremot om den rapporterande personen muntligt eller på annat sätt rapporterar uppgifter ur en handling utan att lämna ut handlingen.

Om den rapporterande personen gör sig skyldig till brott genom inhämtandet av information är personen inte skyddad. Brott som typiskt sett kan begås vid inhämtande är stöld, olaga intrång, dataintrång, spioneri eller obehörig befattning med hemlig uppgift.

Behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas i enlighet med vår integritetspolicy.